Groeien of veranderen met je bedrijf, hoe doe je dat?

Hoe kan het effectiever bij bedrijven?
“Het kriebelt als ik iets zie dat ik kan verbeteren”

Het verbeteren van de interne werking van bedrijven, of bedrijven van A naar C brengen. Dat doet Platform C. Een vraag en antwoord-gesprek met Liesbeth Van Campfort.

De toegevoegde waarde van een Platform C projectmanager tijdens groei- en veranderingstrajecten in je bedrijf.
“Dat project was met veel toeters en bellen aangekondigd en opgestart maar is uiteindelijk een stille dood gestorven. Van die grote verandering is maar weinig in huis gekomen.” Komen deze uitspraken je bekend voor? Het gebeurt wel vaker dat ambitieuze projecten ondersneeuwen door de prioriteiten van de dag. Het resultaat? De onderneming blijft status quo of erger nog, boert achteruit in vergelijking met de markt. Hoe kan het anders? Liesbeth Van Campfort van Platform C legt in dit artikel duidelijk uit wat de toegevoegde waarde is van een ervaren projectmanager tijdens groei- en veranderingstrajecten.

De steen die nu in je schoen zit of de toekomst?
“Als je groei of verandering projectmatig aanpakt binnen je bedrijf, dan bereik je de doelstellingen binnen de vooropgestelde termijn zonder in te boeten op de dagelijkse werking,” zo steekt Liesbeth Van Campfort van wal.

Waarom is dat zo? Liesbeth Van Campfort: “Stel, je produceert ambachtelijke Belgische pralines en je wil groeien en gaan uitvoeren naar het buitenland. Daarvoor dien je heel wat stappen te ondernemen. Ondertussen gaat je ‘business as usual’, natuurlijk gewoon door. Daar zit de uitdaging! Je bedrijf runnen, je omzet draaien én een verandering doorvoeren, vragen tijd, ook jouw tijd, geld, kennis en ervaring. De juiste mensen betrekken bij de realisatie van je project is noodzakelijk om vooruitgang te boeken en tijdig vragen en situaties op te lossen. Doe je dat niet, dan is de kans groot dat je ergens halfweg opgeeft. Dan strandt je droom door de vele hordes die op je pad komen terwijl je ook nog even het bedrijf runt. De reden hiervan? Het tijdsperspectief is anders. Bij de dagelijkse bedrijfsvoering ligt de focus op het nù. Het draaiende houden van je huidige productie is onmisbaar voor je cashflow, je klanten en dus je reputatie. Daarom focus je op de steen die nù in je schoen zit en die je nù wil oplossen. Groei of grote veranderingen binnen een bedrijf hebben typisch een tijdshorizon van één à twee jaar. Met een projectmanager aan het hoofd van dat traject kan je je als bedrijfsleider blijven focussen op de dagelijkse realiteit. De projectmanager rolt ondertussen de bal richting je toekomstige realiteit. Hij houdt het project ‘op de plank’. Het is wel essentieel dat er een zeer nauwe samenwerking bestaat tussen de bedrijfsleider/managementteam en de projectmanager.”

Sturen op voortgang, begeleiden en coachen
Wat zijn de taken van zo een projectmanager? Liesbeth: “In een eerste fase zal de bedrijfsleider een strategisch plan opmaken. Hij puzzelt, denkt en schetst, eventueel samen met experten, tot de lange termijn doelen van zijn bedrijf duidelijk zijn. Hij legt de weg naar zijn eindpunt vast in een strategisch actie/veranderplan. De projectmanager gaat dan, samen met zijn projectteam, aan de slag en zet een plan op dat het operationele deel van de verandering zal waarmaken. Dat plan bevat twee belangrijke aspecten. Ten eerste, de operaties en processen. Voorbeelden hiervan zijn grondstoffen, leveranciers, productielijnen, transport enz. Het tweede aspect zijn de human resources: is er voldoende en juist geschoold personeel zodat de nieuwe situatie kan worden bereikt?

De projectmanager duwt het project binnen de afgebakende lijnen naar het doel, samen met zijn projectteam. Hij maakt een realistische planning voor de verschillende trajecten. Hij voert sterk onderzoekswerk. Hij zorgt voor discipline, integriteit en het one voice principe binnen zijn projectteam. Het is ook zijn taak om het team te coachen en motiveren en bij te sturen waar nodig. Een projectmanager laat de experten in zijn projectteam het beste van zichzelf geven en bouwt zo een topteam dat de verandering mee waarmaakt.”

Van organisatieanalyse tot organisatieadvies
Liesbeth vertelt verder: “Een ervaren projectmanager maakt ook een organisatieanalyse en geeft organisatieadvies. Heeft de nieuwe organisatie wel genoeg olie in de leidingen om de groei/verandering ook effectief waar te maken? Hij biedt antwoord op vragen zoals:
– Is het juiste leiderschap aanwezig?
– Is er genoeg personeel?
– Heeft iedereen de juiste kennis en competenties?
– Welke ‘cultuur’ heeft de nieuwe organisatie nodig?
– Hoe gaat men de medewerkers leiden, trainen en coachen zodat ze kunnen (blijven) (mee)groeien met het bedrijf?

Het is de taak van de projectmanager om de organisatie (management en medewerkers) hierin te ondersteunen. Het gaat vaak over het aanscherpen van management- en leiderschapsskills en communicatievaardigheden. Soms gaat het over technische kennis. Al deze aspecten samen vormen de bouwstenen voor het personeelsbeleid van de nieuwe organisatie,” vult Liesbeth verder aan.

Tackelen van obstakels
Het is onmogelijk te voorspellen wat er tijdens een veranderingstraject op het pad komt. Ook dan is het belangrijk om ervaren mensen mee in de field mee te hebben. Liesbeth: “Een door de wol geverfde projectmanager beschikt over de expertise om roadblocks rustig op te nemen, te adresseren en weg te werken.”

Tot slot: verandering is volgens Liesbeth een ‘traag’ proces, en wordt best zorgvuldig tot het einde uitgevoerd. “Dat is de manier om alle teamleden mee te krijgen. Aan hun gedragingen merk je of ze nog niet mee zijn en verloren lopen. Of ze het niet zien zitten en willen stoppen. Of ze er net een geweldige energieboost van krijgen. Daarom is een gestructureerde, transparante en heldere communicatie voeren van groot belang. Ervaren projectmanagers weten hoe dat moet en dat maakt een wereld van verschil in de houding van je medewerkers tijdens deze transitieperiode.”

Dit kan Platform C voor jouw bedrijf betekenen

In een eerste fase ondersteunt Platform C de bedrijfsleiding bij het opmaken van het strategisch groei- of veranderplan.

Eens dat plan goedgekeurd is, levert Platform C een ervaren externe projectmanager die het project vooruit rolt, van A, de beginsituatie, tot C, de gewenste resultaten, via B, het transitieplan.

In het kort

Groei of verandering in een bedrijf is een ‘project’ en dat moet je ‘managen’. Waarom?

• Om het eindresultaat te bereiken
• Om de groei/verandering ‘op de plank’ te krijgen en te houden
• Om tegenslagen onderweg op te vangen en aan te pakken
• Om je resources aan boord te houden